Uma metalúrgica com 600 funcionários construiu dois apps no mesmo semestre, com o mesmo time. O primeiro controla pedidos de EPI: 30 pessoas pedem, um supervisor aprova, o almoxarifado entrega. O segundo gerencia ordens de manutenção: 120 pessoas entre técnicos, planejadores e supervisores, com ativos, peças, técnicos e histórico de cada intervenção. O primeiro nasceu em uma lista do SharePoint. O segundo, em quatro tabelas do Dataverse. As duas escolhas estavam certas, e os motivos são o assunto deste post.
A pergunta aparece em todo projeto de Power Apps e costuma ser respondida pelo custo: lista vem no Microsoft 365, Dataverse exige licença Premium. O custo importa e entra na conta mais adiante. O que decide, antes dele, é o formato do processo.
O que cada um é
Uma lista do SharePoint é uma tabela dentro de um site: colunas com tipo (texto, data, escolha, pessoa, pesquisa para outra lista), histórico de versões por item, permissões herdadas do site e anexos. Ela foi feita para colaboração e serve bem como base de um app de equipe. Qualquer pessoa com Microsoft 365 cria uma em um minuto.
O Dataverse é o banco de dados da Power Platform. Vive em um ambiente, tem tabelas com relações (um pedido tem muitos itens, um item pertence a um pedido), papéis de segurança que definem quem lê e edita cada linha, auditoria por campo, regras de negócio, colunas de fórmula e empacotamento em soluções para levar de desenvolvimento para produção. É a base do Dynamics 365 e dos agentes do Copilot Studio.
Lado a lado
| Lista do SharePoint | Dataverse | |
|---|---|---|
| Licença | Incluída no Microsoft 365 | Power Apps Premium ou pay-as-you-go |
| Custo em novembro de 2026 | Nenhum adicional | US$ 20 por usuário/mês (R$ 114,50) ou US$ 10 por usuário ativo por app |
| Relacionamentos | Coluna de pesquisa simples, sem integridade | Relações 1:N e N:N, com integridade e exclusão em cascata |
| Segurança por linha | Permissão por item, pesada acima de 5.000 permissões únicas | Papéis de segurança, unidades de negócio e compartilhamento por registro |
| Auditoria | Histórico de versões por item | Por campo: quem, quando, valor anterior e novo |
| Volume | Até 30 milhões de itens, com limite de exibição de 5.000 | Capacidade por tenant; tabelas de milhões de linhas |
| Delegação no Power Apps | Limitada: pessoa, escolha, pesquisa e agregações ficam de fora | Ampla, inclusive contagem e soma |
| Integração com Teams e Copilot | Nativa no Teams e no Microsoft 365 | Nativa no Teams; base dos agentes do Copilot Studio |
| ALM (dev, teste, produção) | Manual: a lista fica no site | Soluções, pipelines e variáveis de ambiente |
| Quando escolher | Controle de uma equipe, uma entidade, poucos milhares de itens | Várias tabelas relacionadas, mais de uma área, auditoria ou volume |
Os limites que decidem na prática
Volume e exibição. Uma lista guarda até 30 milhões de itens, mas o SharePoint exibe no máximo 5.000 por consulta (20.000 para administradores e auditores) e avisa a partir de 3.000. Acima disso, qualquer filtro precisa usar colunas indexadas, e a galeria do app começa a esconder registros quando a fórmula não é delegável, como explicamos em delegação no Power Apps. O Dataverse trabalha com tabelas de milhões de linhas e delega contagem, soma e filtros em quase todos os tipos de coluna.
Segurança. Na lista, "cada pessoa vê só o que é dela" se faz com permissão por item, geralmente por um fluxo que quebra a herança a cada registro novo. Funciona para centenas de itens. O SharePoint suporta até 50.000 permissões únicas por lista, mas recomenda no máximo 5.000, e a lista fica lenta antes disso. No Dataverse, isso é configuração: papel de segurança com acesso no nível do usuário, da unidade de negócio ou da organização, mais compartilhamento por registro quando preciso.
Auditoria. A lista tem histórico de versões por item: dá para ver quem alterou e restaurar. O Dataverse registra, por campo, quem mudou, quando e de qual valor para qual, com retenção configurável. Em processo com compliance (segurança do trabalho, financeiro, qualidade), isso costuma ser decisivo.
Custo. A lista vem no Microsoft 365. O Dataverse exige Power Apps Premium para cada usuário do app, US$ 20 por usuário/mês em novembro de 2026 (R$ 114,50 na tabela em reais, sem impostos), ou o medidor de pay-as-you-go a US$ 10 por usuário ativo por app por mês. Cada licença Premium soma 250 MB de banco e 2 GB de arquivos à capacidade do tenant; a capacidade inicial varia conforme o primeiro produto adquirido, e o GB extra de banco custa US$ 40 por mês (R$ 229). A conta detalhada está em licenças do Power Apps explicadas.
A regra prática e os dois apps da metalúrgica
A regra que usamos em projeto: lista do SharePoint quando o processo é de uma equipe, tem uma entidade principal e poucos milhares de itens por ano. Dataverse quando há duas ou mais tabelas que se relacionam, mais de uma área consumindo o mesmo dado, necessidade de auditoria por campo ou de segurança por linha, ou volume que vai passar de dezenas de milhares de registros.
O app de EPI tem uma entidade (o pedido), um aprovador e 30 usuários, com cerca de 1.800 pedidos por ano. Lista, app de três telas, fluxo de aprovação. Custo de licença: zero além do Microsoft 365.
O app de manutenção tem ordens, ativos, peças e técnicos, com histórico que o setor de segurança do trabalho audita. Os 120 usuários precisam ver ordens de outras plantas, mas só editar as da própria. Dataverse, quatro tabelas, papéis de segurança por planta e auditoria ligada. Custo de licença: 120 vezes R$ 114,50, R$ 13.740 por mês na tabela de novembro de 2026, sem impostos. Com um só app premium, o medidor sairia pela metade; a metalúrgica já tinha o segundo app na fila, e a Premium ficou. As mesmas 120 pessoas passam a usar qualquer outro app premium sem custo extra.
Como migrar da lista para o Dataverse
A maioria dos apps que atendemos começou em lista, e isso é um bom sinal: o processo já existe e já tem dados. A migração tem cinco passos.
- 1
Modele as tabelas no papel
Separe a lista em entidades: o que é pedido, o que é item do pedido, o que é fornecedor. Defina a chave de cada uma, quais colunas viram pesquisa (lookup) e quais escolhas viram conjuntos de opções globais. Coluna de pessoa vira pesquisa para a tabela de usuários.
- 2
Crie ambiente, solução e tabelas
Em um ambiente de desenvolvimento, crie uma solução com o editor (publisher) da empresa e, dentro dela, as tabelas, as relações e os papéis de segurança. Nada de tabela solta no ambiente padrão.
- 3
Carregue os dados com um dataflow
No Power Apps, crie um dataflow que lê a lista do SharePoint e grava nas tabelas novas, mapeando escolhas e pessoas. Rode em desenvolvimento, compare a contagem de linhas por tabela com a lista e só depois repita em produção.
- 4
Aponte o app e revise as fórmulas
Adicione o Dataverse como fonte e troque a lista em cada tela. O ID numérico vira identificador único, colunas com espaço no nome ganham apóstrofo, escolhas passam a comparar com o conjunto de opções da tabela e as colunas de pessoa viram pesquisa. Aproveite para zerar os avisos de delegação.
- 5
Rode em paralelo e desligue a lista
Durante uma ou duas semanas, todo registro novo entra pelo app novo e a lista fica só para leitura. Compare os números no fim, arquive a lista com a data no nome e avise onde ela está.
Faça
- Escolher a base pelo processo daqui a dois anos: quantas tabelas, quantas áreas, que auditoria.
- Começar na lista quando é uma equipe, uma entidade e poucas colunas. É o caminho mais rápido para produção.
- Indexar as colunas de filtro da lista antes de passar de 3.000 itens.
- Criar o Dataverse dentro de uma solução, com ambiente de desenvolvimento e de produção, desde o primeiro dia.
- Fazer a conta de licença com todos que vão abrir o app, incluindo quem só consulta.
Evite
- Simular banco relacional com cinco listas e colunas de pesquisa entre elas. É o pior dos dois mundos.
- Dar permissão por item em lista com milhares de registros. Acima de 5.000 permissões únicas, o SharePoint degrada.
- Guardar dados de várias áreas em uma lista só para fugir da licença Premium.
- Criar app novo em Dataverse for Teams. A criação de ambientes novos termina em 15/11/2026.
- Migrar os dados copiando e colando do Excel. Use dataflow, com conferência de contagem no fim.
O próximo passo prático é olhar o processo do próximo app e responder três perguntas: quantas tabelas, quantas áreas, que auditoria. Uma tabela, uma área e nenhuma auditoria: lista. Qualquer resposta acima disso: Dataverse, com a licença no orçamento desde o início. Se o app atual é uma lista que começou a sofrer, quando trocar a planilha por um app mostra onde esse caminho costuma começar, e a consultoria em Power Apps faz o desenho e a migração com a sua equipe.
Fontes
- Microsoft Learn: limites do SharePoint Online (itens por lista, permissões únicas)
- Microsoft: gerenciar listas grandes (limite de exibição de 5.000 itens)
- Microsoft Learn: preços, cobrança e SKUs da Power Platform
- Microsoft Brasil: preços do Power Apps em reais
- Microsoft Learn: capacidade de armazenamento do Dataverse
- Microsoft Learn: mudanças importantes na Power Platform (fim do Dataverse for Teams)
- Microsoft Learn: visão geral de delegação em apps de tela
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- Dataverse é caro?
- Depende do que ele substitui. Em novembro de 2026, cada usuário do app precisa de Power Apps Premium a US$ 20 por mês (R$ 114,50 na tabela brasileira, sem impostos) ou do medidor de pay-as-you-go a US$ 10 por usuário ativo por app. Para 30 pessoas, são R$ 3.435 por mês na Premium. Comparado a um sistema de mercado para o mesmo processo, costuma ser menor; comparado a uma lista do SharePoint, é um custo novo. A licença vale para todos os apps premium que a pessoa usar.
- Dá para começar no SharePoint e migrar para o Dataverse depois?
- Sim, e é o caminho mais comum. O que muda na migração: os dados passam por um dataflow, o ID numérico vira identificador único, colunas de escolha e de pessoa mudam a forma de comparação e toda fórmula que cita a fonte precisa de revisão. Um app de três telas migra em uma ou duas semanas; um app com vinte telas e fórmulas por toda parte leva bem mais. Quanto mais cedo a decisão, mais barata a migração.
- O que acontece com o Dataverse for Teams?
- Está sendo descontinuado. A criação de ambientes novos termina em 15/11/2026, os ambientes que não forem atualizados são suspensos em 15/09/2027 e desativados em 30/10/2027. Quem tem app nesse modelo precisa atualizar o ambiente para um Dataverse completo, com licença Premium ou pay-as-you-go para os usuários, ou voltar para lista do SharePoint quando o processo for simples.
- Lista do SharePoint aguenta 100 mil itens?
- Guarda, sim: o limite é de 30 milhões de itens por lista. O problema é usar. O SharePoint exibe no máximo 5.000 itens por consulta, exige colunas indexadas para filtrar acima disso, e o Power Apps só delega parte das funções, então o app passa a esconder registros. Com filtros delegáveis em colunas indexadas, um app de consulta simples funciona. Para totais, relatórios e várias áreas, é hora do Dataverse.
