Toda área tem uma planilha dessas. Na manutenção de uma fábrica é a de pedidos de peça. No RH é a de solicitação de vaga. No financeiro é a de adiantamentos. Ela mora numa pasta do Teams, tem uma aba por mês e uma coluna chamada "Status" que alguém atualiza quando lembra. Em algum momento alguém cria um Forms para "organizar a entrada", e agora existem dois lugares com o mesmo dado.
Não há nada de errado em começar assim. O problema é não perceber a hora de parar.
Sinais de que a planilha venceu o prazo
- Existem arquivos chamados "controle_v3_final_revisado.xlsx" e ninguém sabe qual é o certo.
- A coluna de status tem oito valores diferentes para dizer "aprovado" (Ok, OK, aprovado, Aprov., sim...).
- Alguém manda e-mail ou mensagem no Teams para perguntar em que pé está um pedido.
- Uma pessoa apagou uma linha sem querer e o histórico de versões não ajudou.
- Quem pede não pode ver a planilha inteira, porque tem dado de outras pessoas, então o pedido entra por e-mail.
- Duas pessoas editaram a mesma linha ao mesmo tempo e o valor final é o de quem salvou por último.
Dois sinais já bastam. Com quatro, a planilha está custando mais do que o app que a substituiria.
Por que o Forms não resolve o resto
O Microsoft Forms é a melhor ferramenta do Microsoft 365 para uma coisa: coletar respostas rápido, sem treinar ninguém. O limite dele é o que acontece depois do botão Enviar. A pessoa que respondeu não vê o pedido dela, não consegue corrigir, não sabe se foi aprovado. Quem gerencia recebe um Excel com todas as respostas e volta para o começo do texto.
| O que o processo precisa | Planilha no Teams | Forms | App em Power Apps |
|---|---|---|---|
| Entrada de dados com validação | Parcial, com validação de dados | ||
| Cada pessoa vê só o que é dela | |||
| Status com etapas e responsável | Coluna manual | ||
| Aprovação com registro de quem aprovou | |||
| Editar depois de enviar | |||
| Histórico de alterações por registro | Versão do arquivo inteiro | ||
| Funciona bem no celular | |||
| Custo extra de licença | Nenhum | Nenhum | Nenhum com conectores standard |
O que entra no lugar
A arquitetura mais comum nos nossos projetos tem três peças, todas incluídas no Microsoft 365:
- Lista do SharePoint no lugar da planilha. Cada coluna com tipo certo (data, escolha, pessoa, número), status como lista de escolha fechada, histórico de versões por item e permissão por pessoa quando necessário.
- App em Power Apps na frente da lista. Um formulário para pedir, uma tela "meus pedidos" para quem pediu e uma tela de fila para quem aprova. Funciona no navegador, no Teams e no celular.
- Fluxo em Power Automate para a aprovação. Quando entra um pedido, o aprovador recebe um cartão no Teams com os botões Aprovar e Rejeitar. A resposta grava na lista, com data e nome, e avisa quem pediu.
Print em produção
Print do app de solicitações em Power Apps (galeria com status em cores e botão Nova solicitação).
Como migrar sem parar a área
- 1
Limpe a planilha
Apague colunas que ninguém preenche, unifique os valores de status e decida qual aba é a verdade. Essa etapa define a qualidade de tudo que vem depois.
- 2
Crie a lista a partir do Excel
No SharePoint, use Nova lista e escolha Do Excel. Confira o tipo de cada coluna antes de confirmar: datas como Data, nomes como Pessoa, status como Escolha.
- 3
Gere o app e ajuste as telas
Na lista, use Integrar e depois Power Apps, Criar um aplicativo. Você ganha as três telas prontas. Filtre a galeria pelo usuário logado e esconda os campos que o solicitante não deve editar.
- 4
Adicione a aprovação
No Power Automate, use o modelo de aprovação para itens do SharePoint. Grave na lista quem aprovou e quando. Mande o aviso por Teams, não só por e-mail.
- 5
Rode em paralelo por duas semanas
Mantenha a planilha aberta só para leitura e peça que todo pedido novo entre pelo app. No fim do período, arquive a planilha e avise onde ela está.
Faça
- Comece pelo processo mais doído e mais simples. Um app pequeno em produção vale mais que um grande no papel.
- Defina um dono do app e um suplente antes de publicar.
- Use status como campo de escolha fechada. Nunca texto livre.
- Teste no celular antes de anunciar. É onde o gestor vai aprovar.
Evite
- Copiar a planilha com as 40 colunas para a lista. Migre só o que alguém usa.
- Deixar o app conectado ao arquivo Excel. Excel como fonte de dados tem limite de linhas e trava com edição simultânea.
- Publicar para a empresa inteira no primeiro dia. Comece com a equipe que pediu.
- Esquecer a governança: se a empresa já tem dezenas de apps no ambiente padrão, leia antes o post sobre governança.
Quando pular direto para o Dataverse
A lista do SharePoint resolve a maior parte dos controles de equipe. Vá para o Dataverse quando o processo tiver várias tabelas que se relacionam (pedido, itens do pedido, fornecedor), quando precisar de segurança por linha com regras de negócio ou quando mais de uma área for consumir o mesmo dado. Aí entra licença premium de Power Apps, e vale desenhar com calma antes de construir.
Se a sua empresa está começando a trocar planilhas por apps, leia também governança na Power Platform, para que o segundo app não nasça no mesmo lugar bagunçado onde a planilha morava. E se quiser aprender a construir isso do zero, a Formação Power Apps começa exatamente por um app de solicitação como o deste post.
Fontes
- Microsoft Learn: conectores standard e premium no Power Apps
- Microsoft Learn: visão geral de delegação em apps de tela
- Microsoft Learn: limites do SharePoint Online (limite de exibição de lista)
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- Preciso de licença paga para trocar a planilha por um Power Apps?
- Se o app usar só SharePoint, Excel no OneDrive, Outlook e Teams, ele roda com a licença do Microsoft 365 que a empresa já tem. Licença premium entra quando o app precisa de Dataverse, SQL Server ou outros conectores premium. Confira a lista de conectores standard na documentação citada no fim do post.
- O Forms não resolve? Ele é grátis e todo mundo sabe usar.
- O Forms é ótimo para coletar. Ele não serve para acompanhar: quem respondeu não consegue editar, não existe status, não há fila de aprovação e qualquer pessoa com o link responde quantas vezes quiser. Quando o processo tem etapas depois do envio, o Forms deixou de ser a ferramenta.
- Quanto tempo leva para migrar uma planilha para um app?
- Um controle simples, com uma tabela, um formulário e uma aprovação, fica pronto em uma a duas semanas de trabalho de uma pessoa que já conhece Power Apps. O que mais consome tempo é limpar a planilha antes: tirar colunas duplicadas, padronizar status e decidir quem pode ver o quê.
- Lista do SharePoint ou Dataverse?
- Lista do SharePoint para controles de equipe, até alguns milhares de registros e permissões simples. Dataverse quando há várias tabelas relacionadas, regras de segurança por linha, auditoria ou mais de uma área usando o mesmo dado. Dá para começar na lista e migrar depois.
