Uma distribuidora com 300 funcionários aprovava compras por e-mail. O pedido saía do comprador, passava pelo gestor e, acima de R$ 5 mil, pelo financeiro. Cada etapa era uma resposta de e-mail, e o comprador perguntava no corredor em que pé estava. Um levantamento de dois meses mostrou média de 9 dias entre o pedido e a decisão, e 20% dos pedidos pagos sem registro de quem tinha autorizado.
O desenho que resolveu isso tem três peças: uma lista do SharePoint com os pedidos, um fluxo de aprovação no Power Automate e um cartão no Teams para o aprovador. Este post mostra como montar a versão com um aprovador e depois a versão com duas etapas por valor. Se a sua área ainda controla pedidos em planilha, leia antes quando trocar a planilha por um app, porque a lista é a base de tudo o que vem a seguir.
O que o conector de Aprovações faz por você
A ação Iniciar e aguardar uma aprovação cria o pedido, avisa quem precisa responder e pausa o fluxo até a resposta chegar. O aprovador recebe um cartão no Teams, um e-mail no Outlook com os botões Aprovar e Rejeitar dentro da mensagem e uma notificação no app do Power Automate no celular. Todos os pedidos ficam no centro de aprovações do Power Automate, em Itens de ação, com histórico de quem respondeu o quê.
A resposta volta para o fluxo com o resultado, o nome e o e-mail de quem respondeu, a data e o comentário. É com esses dados que você atualiza a lista e avisa quem pediu.
Dois pontos de licença e infraestrutura. O conector de Aprovações é standard, então um fluxo com SharePoint, Outlook, Teams e Aprovações roda com a licença do Microsoft 365, dentro do limite de 6.000 requisições por usuário a cada 24 horas. E as aprovações são gravadas no Dataverse do ambiente: no ambiente padrão o banco é criado sozinho; em outro ambiente, a primeira execução precisa ser de alguém com papel de administrador e leva alguns minutos. Os detalhes de licença estão em licenças e limites do Power Automate.
Print em produção
Print do cartão de aprovação no Teams (app Aprovações): título 'Compra: Fornecedor X, R$ 3.200', detalhes, botões Aprovar e Rejeitar e caixa de comentário.
Aprovação simples em seis passos
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Prepare a lista
Crie a lista de pedidos no SharePoint com colunas de tipo certo: Valor (número), Fornecedor (texto), Justificativa (várias linhas), Status (escolha: Pendente, Aprovado, Rejeitado), Aprovador (pessoa), Data da decisão (data) e Comentário do aprovador (várias linhas). Status como texto livre vira oito grafias de "aprovado" em um mês.
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Crie o fluxo a partir da lista
Na lista, abra Integrar, Power Automate e Criar um fluxo. Escolha um modelo de aprovação ou comece do zero com o gatilho Quando um item é criado, do SharePoint. Dê um nome que diga o processo, como "Compras: aprovação do gestor".
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Descubra quem aprova
Adicione Obter gerente (V2), do conector Office 365 Users, com o e-mail de Criado por. O gestor vem do Microsoft Entra ID, sem tabela de aprovadores para manter. Se a regra for por centro de custo, use uma segunda lista com a tabela de aprovadores e uma ação Obter itens filtrada.
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Adicione Iniciar e aguardar uma aprovação
Tipo Aprovar/Rejeitar: primeiro a responder. Título com fornecedor e valor, Atribuído a com o e-mail do gestor, Detalhes com a justificativa (aceita Markdown) e Link do item apontando para o item da lista.
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Trate a resposta com uma Condição
Compare Resultado com Approve. No caminho verdadeiro, Atualizar item com Status Aprovado, nome do aprovador, data e comentário. No caminho falso, Status Rejeitado e o comentário.
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Avise quem pediu e teste
Use Postar mensagem em um chat ou canal, do Microsoft Teams, ou Enviar um email (V2), para Criado por, com o resultado e o comentário. Teste com um pedido seu, de ponta a ponta, antes de compartilhar com a equipe.
Os cinco tipos de aprovação
| Tipo | Quem precisa responder | Quando usar |
|---|---|---|
| Aprovar/Rejeitar: primeiro a responder | Qualquer um dos indicados; a primeira resposta encerra | Gestor com suplente, ou time em que qualquer pessoa pode liberar |
| Aprovar/Rejeitar: todos devem aprovar | Todos; uma rejeição encerra na hora | Decisão conjunta, como jurídico e financeiro no mesmo contrato |
| Respostas personalizadas: aguardar uma resposta | Qualquer um, com opções definidas por você | Mais de dois resultados: Aprovar, Aprovar com ressalva, Devolver para ajuste |
| Respostas personalizadas: aguardar todas | Todos, com opções definidas por você | Parecer de comitê, em que cada voto conta |
| Aprovação sequencial | Um de cada vez, na ordem definida | Cadeia fixa: gestor, depois diretor, sem regra por valor |
Duas etapas por valor: o caso da compra
A regra da distribuidora era: até R$ 5 mil, o gestor decide; acima disso, o gestor aprova e o financeiro confirma. Em fluxo, isso são dois blocos de aprovação com uma Condição no meio.
- Primeira aprovação com o gestor, como nos seis passos acima.
- Condição: Resultado igual a Approve e Valor maior que 5000. Use a coluna numérica da lista, nunca um texto com "R$".
- Se verdadeiro, uma segunda ação Iniciar e aguardar uma aprovação, atribuída ao financeiro. Vários e-mails separados por ponto e vírgula, com o tipo primeiro a responder, dão suplente automático. Se falso e o gestor aprovou, o pedido já está aprovado.
- Atualizar item ao fim de cada caminho, com uma coluna por etapa: Aprovador 1, Data 1, Aprovador 2, Data 2.
Quem abre a lista depois vê a trilha completa sem procurar o histórico do fluxo. O tutorial oficial de aprovação sequencial usa essa mesma estrutura, com Obter gerente duas vezes: a do solicitante e a do primeiro aprovador.
Paralela e com respostas personalizadas
Quando duas áreas precisam decidir ao mesmo tempo, use Todos devem aprovar com os dois e-mails em Atribuído a. O fluxo segue quando os dois aprovam ou na primeira rejeição. Quando a decisão tem mais de dois caminhos, troque para Respostas personalizadas e defina as opções: Aprovar, Aprovar com ressalva, Devolver para ajuste. O campo Detalhes aceita Markdown, então dá para montar uma tabela pequena com fornecedor, valor, centro de custo e prazo, e o aprovador decide sem abrir o link. O cartão de aprovação não tem formulário próprio: se o aprovador precisa alterar um campo, use a opção Devolver para ajuste, peça o motivo no comentário e deixe a edição no app ou na lista.
Registrar quem aprovou, prazo e lembrete
A resposta vem com o Resultado e com uma lista de respostas individuais: nome do aprovador, e-mail, data e comentário. Quando você arrasta "Respostas Nome do aprovador" para o Atualizar item, o editor envolve a ação em um Aplicar a cada, porque pode haver mais de uma resposta. Com um único respondente isso só atrapalha. Use a expressão first(body('Iniciar_e_aguardar_uma_aprovação')?['responses'])?['responder']?['displayName'] para o nome, e troque displayName por comments para o comentário. Os horários das aprovações vêm em UTC; converta para o horário de Brasília antes de gravar.
Sobre prazo: o fluxo espera a resposta por até 30 dias, que é a duração máxima de uma execução. Depois disso a ação expira e o fluxo falha. Para processos com prazo, abra as configurações da ação de aprovação e defina Tempo limite no formato ISO 8601, como P3D para três dias, e trate o caminho de expiração com Configurar executar após. Para lembrar o aprovador antes do prazo, troque Iniciar e aguardar por Criar uma aprovação, abra uma ramificação paralela com Atraso e um e-mail de lembrete, e feche com Aguardar uma aprovação. Para a maioria dos pedidos, prazo de três a cinco dias e um único lembrete resolvem.
Erros que vemos em toda empresa
Faça
- Criar o fluxo dentro de uma solução, com dois coproprietários. Quando o dono sai, a troca de dono leva um minuto.
- Gravar na lista quem aprovou, quando e o comentário. O histórico de execução some em 30 dias; a lista fica.
- Usar Status como coluna de escolha, preenchida só pelo fluxo.
- Testar com um aprovador convidado antes de prometer: ele recebe o e-mail, mas responde só pelo portal do Power Automate, sem botões no Outlook.
- Definir prazo e caminho de expiração em todo pedido que tem SLA.
Evite
- Deixar o fluxo no nome de quem fez o protótipo. O cartão mostra sempre o criador do fluxo como solicitante, e as conexões param quando a conta é desativada.
- Enviar aprovação para um e-mail externo sem conta de convidado no tenant. O pedido não chega e o fluxo fica parado até expirar.
- Comparar o resultado com "Aprovado". O valor é Approve, em inglês.
- Montar a regra por valor em coluna de texto. Use coluna numérica e compare com número.
- Avisar só por e-mail. O gestor aprova pelo celular, no Teams.
O próximo passo prático é escolher um processo com regra clara (compras, férias, acesso a sistema), montar a versão de um aprovador em uma tarde e rodar por duas semanas com a equipe que pediu. Só depois entram as etapas por valor e o prazo. Antes de abrir o fluxo para a empresa inteira, leia os erros que derrubam fluxos em produção, porque conexão, dono e tratamento de erro valem para aprovação também. Para aprender o conector inteiro, com aprovação paralela, respostas personalizadas e lembretes, a Formação Power Automate cobre aprovações do primeiro fluxo ao sequencial.
Fontes
- Microsoft Learn: introdução às aprovações do Power Automate (tipos, Dataverse e licença)
- Microsoft Learn: aprovações sequenciais com Power Automate
- Microsoft Learn: referência do conector de Aprovações (limitações conhecidas e campos de resposta)
- Microsoft Learn: limites de fluxos de nuvem (duração máxima de 30 dias)
- Microsoft Learn: o que cada licença inclui no Power Automate
- Microsoft Learn: FAQ de licenciamento do Power Automate (dono que sai, aprovadores)
- Microsoft Learn: Markdown no campo Detalhes da aprovação
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- Preciso de licença premium para fluxo de aprovação?
- Não, se o fluxo usa só conectores standard: Aprovações, SharePoint, Office 365 Outlook, Office 365 Users e Microsoft Teams estão nessa lista. Ele roda com a licença do Microsoft 365, dentro de 6.000 requisições por usuário a cada 24 horas. A licença Premium entra quando o fluxo usa SQL Server, Dataverse como fonte, HTTP ou outro conector premium. Quem só responde à aprovação nunca precisa de licença Premium.
- O aprovador pode responder pelo celular?
- Sim. O cartão chega no Teams do celular, o e-mail no Outlook móvel traz os botões Aprovar e Rejeitar, e o app do Power Automate lista os pedidos pendentes em Aprovações. O comentário pode ser digitado em qualquer um dos três caminhos, e a resposta chega ao fluxo em segundos.
- O que acontece se o criador do fluxo sair da empresa?
- Quando a conta é desativada, as conexões no nome dela param e o fluxo falha. Se o fluxo está em uma solução, um coproprietário troca o dono. Se não está, um coproprietário pode adicioná-lo a uma solução e trocar o dono, ou exportar e importar, o que cria um fluxo novo no nome dele. A prevenção é criar o fluxo em solução, com dois coproprietários, desde o primeiro dia.
- Dá para aprovar por e-mail sem abrir o Teams?
- Sim. O e-mail de aprovação é acionável: os botões Aprovar e Rejeitar e o campo de comentário ficam dentro da mensagem, no Outlook para web, desktop e celular. Isso só vale para o e-mail enviado pelo próprio serviço de aprovações; um e-mail que você monta no fluxo com o link do pedido não tem botões. Usuários convidados respondem pelo portal do Power Automate.
