O comitê semanal de operações de uma transportadora com 900 funcionários reunia 12 pessoas por uma hora, toda terça. Um coordenador passava 40 minutos depois escrevendo a ata: decisões, responsáveis, prazos. Metade das vezes alguém respondia "não foi isso que combinamos". Quando a empresa comprou licenças do Microsoft 365 Copilot (a documentação mais recente o chama de Microsoft Copilot), a primeira coisa que o grupo testou foi o resumo de reunião. Funcionou na primeira terça. Na segunda, o Copilot não respondeu nada, porque ninguém ligou a transcrição.
Esse é o padrão que vejo nos treinamentos: o recurso que mais chama a atenção é o que mais depende de preparo. Este post mostra o que precisa estar ligado para o Copilot funcionar na reunião, o que cada opção de transcrição permite e dois recursos que quase ninguém usa.
O que precisa estar ligado
Três coisas precisam estar resolvidas antes de a reunião começar.
Licença. O Copilot na reunião é um recurso da licença add-on. Quem tem licença faz perguntas privadas durante a reunião em chamadas de até 1.000 participantes. Em eventos de grande audiência, só organizador, coorganizador e apresentadores. Quem está na reunião sem licença continua vendo a transcrição, sem o Copilot.
Política do administrador. A política padrão do Teams se chama "Ligado com transcrição salva obrigatória": o Copilot só funciona com a transcrição salva, e o organizador não consegue mudar isso na reunião. Existem outras três (Ligado, Ligado com transcrição salva por padrão e Desligado), e vale perguntar à TI qual está aplicada, porque ela explica a maioria dos "não funcionou".
Transcrição. É a matéria-prima. O Copilot lê o texto da fala, e sem texto não há resumo. Reuniões com criptografia de ponta a ponta não têm Copilot, gravação nem transcrição.
As opções de transcrição e o que cada uma permite
Nas opções da reunião, o organizador escolhe como o Copilot se comporta. A escolha define quem precisa agir e o que fica guardado depois.
| Opção da reunião | Quem precisa agir | O que o Copilot consegue | O que fica guardado |
|---|---|---|---|
| Durante e depois da reunião (padrão) | Alguém precisa iniciar a transcrição | Perguntas durante a chamada e recap completo depois. Com gravação ligada, o recap ganha capítulos e falantes. | Transcrição (e gravação, se ligada) no chat da reunião |
| Só durante a reunião | Ninguém: o Teams usa fala-para-texto temporária | Perguntas durante a chamada. Nada depois. | Nada |
| Desligada | Ninguém | Nada: Copilot, gravação e transcrição ficam desligados | Nada |
| Recap sem salvar transcrição | Organizador com licença, só em reunião agendada | Recap de IA depois da reunião | Um documento Word somente leitura no OneDrive do organizador, que expira em 120 dias por padrão |
Na transportadora, o comitê ficou com a opção padrão e combinou que o coordenador liga a transcrição no primeiro minuto, antes da pauta. A gravação ficou ligada também, porque o recap com capítulos e falantes ajuda quem perdeu a reunião a ir direto ao ponto que interessa.
Como preparar a reunião, passo a passo
Da política ao recap
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Confira a política com a TI
Pergunte qual política de Copilot está aplicada às reuniões. Se for a padrão, a transcrição salva é obrigatória e o organizador não consegue mudar isso na reunião. Confira também se a criptografia de ponta a ponta está desligada para o grupo.
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Agende a reunião no calendário
Reunião agendada, com convite, é o que permite o recap sem transcrição e o Facilitator. Chamada iniciada direto no chat fica sem esses dois recursos.
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Ligue a transcrição no primeiro minuto
Em Mais, depois Gravar e transcrever, depois Iniciar transcrição. Combine quem faz isso. Se a reunião vai tratar de algo que ninguém quer guardar, use o recap sem salvar transcrição, se o administrador o habilitou, ou a opção "só durante".
- 4
Pergunte durante a reunião
O botão Copilot abre um painel privado: só você vê as perguntas e as respostas. Use para retomar o assunto depois de uma interrupção ou para checar uma decisão antes de a pauta mudar.
- 5
Revise o recap depois
Na aba Recap da reunião, leia as notas de IA, confira as tarefas sugeridas e pergunte o que faltou. O resumo é um rascunho: 10 minutos de leitura por quem conduziu a reunião garantem que a ata está certa.
- 6
Distribua e guarde
Cole o resumo revisado no canal da equipe e leve as tarefas para o Planner. O recap fica na reunião e no chat dela; quem não participou depende de alguém compartilhar.
Cinco perguntas que valem a pena durante a reunião
Os prompts que mais uso ao vivo são curtos:
- "Resuma o que foi decidido até agora."
- "O que eu perdi nos últimos 10 minutos?"
- "Quais perguntas ficaram sem resposta?"
- "Em que pontos as pessoas discordaram?"
- "Liste as tarefas combinadas e quem ficou com cada uma."
A última é a que substitui a ata manual. Peça nos 5 minutos finais e leia em voz alta: o grupo corrige na hora, e o recap já nasce conferido. Em 30 prompts de Copilot por área há variações para RH, financeiro, comercial e operações.
O recap depois da reunião
Print em produção
Print da aba Recap de uma reunião no Teams com Copilot: notas de IA, tarefas sugeridas e a caixa de pergunta ao Copilot.
O recap inteligente (notas de IA, tarefas sugeridas, marcadores na linha do tempo e, com gravação, capítulos por tópico e por falante) vem com a licença de Copilot ou com o Teams Premium. Existe ainda um recap em áudio, em preview, e um recap em vídeo para reuniões gravadas e transcritas com mais de 10 minutos. A tabela oficial de licenças descreve o recurso como resumir reuniões de até 30 dias atrás, então a pergunta "o que decidimos no comitê de três semanas atrás?" funciona no Copilot Chat.
Dois recursos que pouca gente usa
Recap sem salvar a transcrição
Algumas reuniões têm conteúdo que ninguém quer deixar gravado: comitê de pessoas, negociação, assunto jurídico. Para elas existe o recap sem transcrição. O Copilot gera o resumo e descarta a transcrição e a gravação. O resumo vira um documento Word somente leitura no OneDrive do organizador, com expiração padrão de 120 dias. Exige licença do organizador, vale só para reuniões agendadas e depende de o administrador ter habilitado a opção.
Facilitator
O Facilitator é um agente incluído na licença de Copilot, sujeito à capacidade disponível, que escreve notas colaborativas na aba Notas enquanto a reunião acontece. Todo mundo vê e edita o texto ao vivo, ele responde perguntas, marca pontos na linha do tempo e gera um documento Word no fim. Funciona só em reuniões agendadas, com um idioma falado por reunião; a integração com o Planner está em preview. Para um comitê que decide muito em pouco tempo, a ata se forma durante a conversa, e a revisão final cai para minutos.
Se a sua equipe já tem licença, o próximo passo cabe em uma reunião: combine quem liga a transcrição, peça a lista de tarefas nos 5 minutos finais e revise o recap antes de postar no canal. Se ainda está decidindo quem precisa de licença, em o que a licença paga faz no dia a dia mostramos onde a diferença aparece primeiro. E se quiser fazer isso com as reuniões reais do seu time, o treinamento Microsoft Copilot 365 tem um módulo inteiro de Teams.
Fontes
- Microsoft Learn: Copilot no Teams e as opções de transcrição
- Microsoft Learn: recap inteligente em chamadas e reuniões
- Microsoft Learn: recap inteligente sem salvar transcrição
- Microsoft Learn: Facilitator no Teams
- Microsoft Learn: comparação das licenças do Microsoft 365 Copilot
- Governo do Reino Unido: avaliação do piloto de Copilot no Department for Business and Trade
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- O Copilot funciona se ninguém ligou a transcrição?
- Na opção padrão ("durante e depois da reunião"), não: alguém precisa iniciar a transcrição para o Copilot responder e para o recap existir. Na opção "só durante a reunião", o Teams usa fala-para-texto temporária e o Copilot responde durante a chamada, mas nada fica salvo. Com a transcrição desligada, o Copilot, a gravação e a transcrição ficam desligados.
- Quem vê o resumo da reunião?
- A transcrição e a gravação ficam no chat da reunião para quem participou. As notas de IA, as tarefas sugeridas e a caixa de perguntas ao Copilot aparecem para quem tem licença de Copilot (ou Teams Premium, no caso do recap inteligente). No modo sem transcrição, o resumo é um documento Word somente leitura no OneDrive do organizador, que expira em 120 dias por padrão.
- Funciona em reunião com pessoas de fora da empresa?
- Sim, para os participantes licenciados da sua organização, desde que a transcrição esteja ligada e a política do administrador permita. O convidado externo participa normalmente e vê o aviso de transcrição, mas não tem Copilot nem recap. O Facilitator só funciona em reuniões agendadas; chats 1:1, de grupo e externos ficam de fora.
- Preciso do Teams Premium?
- Para usar o Copilot na reunião, você precisa da licença Microsoft 365 Copilot (add-on). O recap inteligente (capítulos, falantes, tópicos) vem com Teams Premium ou com a licença de Copilot, então quem tem Copilot não precisa comprar o Premium para ter o recap. O recap em áudio exige Copilot.
