Uma indústria de embalagens com 700 funcionários lança 1.200 notas fiscais de entrada por mês em um ERP de 2009. O fornecedor do sistema não oferece API, a troca está prevista para 2028 e duas pessoas do fiscal gastam cerca de 6 minutos por nota: 120 horas por mês de digitação. Esse é um caso para RPA.
Na mesma semana, uma empresa de serviços pediu um robô para copiar dados de uma lista do SharePoint para o Dynamics 365. Os dois sistemas têm conector no Power Automate. Um robô de tela ali seria remendo: custa mais, quebra mais e faz o mesmo que um fluxo de nuvem de dez ações.
Este post é para quem precisa distinguir essas duas situações, saber quanto custa cada caminho em novembro de 2026 e montar o primeiro robô sem criar um problema novo.
O que o Power Automate Desktop faz
Power Automate Desktop (o nome oficial hoje é Power Automate for desktop) é o aplicativo de RPA da Microsoft. Ele reproduz na tela o que uma pessoa faria: abre o programa, digita nos campos, clica em botões, lê valores, salva e passa para o próximo registro. Também lê e escreve em Excel, arquivos, e-mails, navegadores e terminais. Um fluxo de desktop pode ser disparado pela própria pessoa ou por um fluxo de nuvem, que manda os dados de entrada e recebe o resultado.
Existem dois modos de execução. Attended: o robô roda no computador de alguém, com essa pessoa logada, normalmente disparado por ela. Unattended: roda em uma máquina dedicada, física ou virtual, sem ninguém logado, disparado por agenda ou por evento a partir da nuvem. Hosted é o unattended em uma máquina virtual que a Microsoft cria e mantém. Em qualquer modo, o fluxo de desktop não consome as requisições de API da Power Platform; só o fluxo de nuvem que o chama consome.
Quando RPA faz sentido e quando é remendo
RPA faz sentido quando
- O sistema não tem API nem conector: ERP antigo, sistema de terceiro fechado, portal do governo ou de cliente.
- A regra cabe em um fluxograma: se o campo está assim, faça isso. Nada depende de julgamento.
- O volume paga a manutenção: centenas de execuções por mês, com tempo medido por item.
- A tela é estável: o sistema muda pouco e você fica sabendo antes de cada atualização.
- A integração certa vai chegar, mas não agora. O robô é ponte por 12 a 36 meses, com data para ser desligado.
Prefira conector ou API quando
- O sistema tem conector no Power Automate ou API REST documentada. O fluxo de nuvem custa menos e dura mais.
- O processo precisa de dado em tempo real ou de volume alto, na casa de milhares de registros por hora.
- O caminho tem CAPTCHA, MFA interativo ou termo de uso que proíbe automação. O robô para ali, e contornar isso está fora de questão.
- A tela muda toda semana, como em portais web em evolução. A manutenção consome o ganho.
- Ninguém sabe a regra do processo. Sem regra escrita, o robô repete a inconsistência em volume maior.
Quatro jeitos de automatizar, lado a lado
| Fluxo de nuvem com conector | RPA attended | RPA unattended | RPA hosted | |
|---|---|---|---|---|
| Quando usar | O sistema tem conector ou API | A pessoa dispara no próprio computador e acompanha | Rodar sem ninguém logado, em máquina da empresa | Rodar sem ninguém logado, sem gerir a máquina |
| Licença mínima | Microsoft 365 com conectores standard; Premium para conectores premium | Windows 11 só no próprio computador e no ambiente padrão; Premium para agendar da nuvem e compartilhar | Process, atribuída ao fluxo | Hosted Process, com a máquina virtual incluída |
| Preço de lista em novembro de 2026 | Incluído no Microsoft 365; Premium a US$ 15 por usuário/mês (R$ 85,90) | Premium a US$ 15 por usuário/mês (R$ 85,90) | US$ 150 por bot/mês (R$ 858,90), mais a máquina | US$ 215 por bot/mês (R$ 1.231) |
| Fragilidade | Baixa: muda quando a API muda | Alta: tela, resolução, pop-up e sessão da pessoa | Alta: tela e máquina (bloqueio, atualização do Windows) | Alta na tela; a máquina é padronizada pela Microsoft |
| Manutenção | Ocasional | A cada mudança do sistema | A cada mudança do sistema, mais a máquina | A cada mudança do sistema |
| Consome requisições de API da Power Platform | Sim | Só o fluxo de nuvem que o chama | Só o fluxo de nuvem que o chama | Só o fluxo de nuvem que o chama |
Por que robô de tela quebra
Todo robô de tela depende de encontrar elementos na interface: um campo, um botão, uma célula. O Power Automate Desktop os localiza por seletores (a estrutura da janela) ou por imagem. Quando o sistema é atualizado e um botão muda de lugar, o seletor falha. Quando a resolução da máquina muda, a imagem não bate. Um pop-up inesperado, uma sessão que expira, uma atualização do Windows no horário do robô ou uma rede lenta que atrasa a tela em dois segundos: cada um deles derruba uma execução.
RPA continua viável com isso. A manutenção entra no custo desde o início. Nos robôs que a gente sustenta, um fluxo bem construído pede ajuste a cada atualização do sistema de destino e, fora isso, roda semanas sem intervenção. Robô feito só com o gravador, sem tratamento de exceção, pede atenção toda semana. Seis práticas fazem a diferença:
- Prefira seletores de interface a reconhecimento de imagem, e tire dos seletores o que muda (posição, texto variável).
- Use espera por condição (aguardar o elemento aparecer) em vez de pausa fixa em segundos.
- Envolva cada etapa em um bloco de tratamento de erro: tentar de novo, tirar um print, registrar o item em uma fila de exceções e seguir para o próximo.
- Rode unattended em máquina virtual com resolução fixa, atualização do Windows fora do horário do robô e sessão configurada para a conta dele.
- Teste o robô no ambiente de homologação do sistema de destino antes de cada atualização dele.
- Monitore pela nuvem: o fluxo de nuvem que chama o robô recebe o resultado e avisa no Teams quando a taxa de exceção passa do combinado.
A conta das 1.200 notas
Voltando à indústria do início. O robô unattended lança uma nota em cerca de 2 minutos, entre abrir o ERP, digitar os itens e conferir o total. São 40 horas de máquina por mês, que cabem nas noites de dias úteis. Perto de 5% das notas caem em exceção (fornecedor novo, item sem cadastro, divergência de valor) e vão para uma lista do SharePoint que o fiscal trata na manhã seguinte. No lugar de 120 horas digitando, as duas pessoas gastam cerca de 10 horas por mês tratando exceções e conferindo.
O custo de licença, em novembro de 2026: uma Power Automate Process a US$ 150 por bot/mês (R$ 858,90 na tabela brasileira, sem impostos), atribuída ao fluxo, mais uma máquina virtual que a TI já tinha. Sem a VM, a opção seria Hosted Process a US$ 215 por bot/mês (R$ 1.231), com a máquina incluída. A construção levou quatro semanas, e três delas foram tratamento de exceção. O robô tem data para ser desligado: a virada do ERP em 2028.
Seu primeiro robô em cinco passos
Do processo manual ao robô monitorado
- 1
Mapeie o processo
Grave em vídeo uma pessoa fazendo o processo três vezes e anote cada decisão. Liste as exceções e o que fazer em cada uma. Se a empresa tem Premium, o process mining incluído ajuda a achar os candidatos com mais repetição.
- 2
Grave e depois limpe
Use o gravador do Power Automate Desktop para a primeira versão. Em seguida troque imagens por seletores, substitua valores fixos por variáveis de entrada e quebre o fluxo em subfluxos: abrir o sistema, lançar um registro, fechar.
- 3
Trate as exceções
Para cada bloco, defina o que acontece na falha: repetir, pular o item e registrar, ou parar tudo. Tire print na falha e grave item, motivo e horário em uma lista do SharePoint ou tabela do Dataverse.
- 4
Agende pela nuvem
Crie o fluxo de nuvem que lê a fila de entrada, chama o fluxo de desktop e grava o resultado. Registre a máquina, escolha attended ou unattended e atribua a licença certa antes do primeiro agendamento.
- 5
Monitore e meça
Acompanhe taxa de sucesso, tempo por item e exceções por semana. Avise no Teams quando a taxa de exceção passar do combinado. Revise o robô a cada atualização do sistema de destino.
Vale a pena? Confira antes de começar
Checklist de viabilidade de um robô
- O sistema de destino não tem API nem conector, e isso foi confirmado com o fornecedor
- A regra do processo está escrita e cabe em um fluxograma de uma página
- O volume mensal e o tempo por item foram medidos, com nome de quem mediu
- O caminho não tem CAPTCHA, MFA interativo nem termo de uso que proíba automação
- A tela do sistema não mudou nos últimos seis meses, ou a TI sabe quando vai mudar
- Os dados de entrada vêm estruturados (lista, planilha ou tabela), sem alguém digitando para o robô
- Existe um dono do processo e um responsável técnico pelo robô
- A máquina (física, virtual ou hosted) e a licença estão definidas e orçadas
- O que fazer com cada exceção está decidido, com uma fila e uma pessoa que a trata
- Há data ou condição para desligar o robô quando a integração certa chegar
O próximo passo prático é escolher até três processos candidatos e passar cada um pelo checklist. Em geral, um sobra. Antes de orçar, leia licenças e limites do Power Automate para entender Premium, Process e requisições, e os erros que derrubam fluxos em produção, porque o fluxo de nuvem que chama o robô precisa dos mesmos cuidados. Para formar o time que vai construir e sustentar os robôs, o treinamento Power Automate Desktop de 24 horas faz isso com um sistema da própria empresa.
Fontes
- Microsoft Learn: tipos de licença do Power Automate (Premium, Process, Hosted Process)
- Microsoft Learn: perguntas frequentes de licenciamento (Power Automate Desktop no Windows 11)
- Microsoft Brasil: preços do Power Automate em reais
- Microsoft: preços do Power Automate em dólar
- Microsoft Learn: visão geral do RPA hospedado (hosted RPA)
- Microsoft Learn: introdução ao Power Automate for desktop
- Microsoft Learn: limites de requisições (fluxos de desktop não consomem requisições)
- Microsoft Learn: medidores de pagamento por uso do Power Automate
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- Power Automate Desktop é gratuito?
- O aplicativo vem com o Windows 11 e permite criar e rodar fluxos de desktop attended no próprio computador, no ambiente padrão, sem compartilhar e sem disparo a partir da nuvem. Para agendar o robô por um fluxo de nuvem, compartilhá-lo ou usar outro ambiente, é preciso Power Automate Premium, a US$ 15 por usuário/mês em novembro de 2026 (R$ 85,90 na tabela brasileira, sem impostos). Para rodar sem ninguém logado, Process ou Hosted Process.
- Robô precisa de computador ligado?
- Sim. No modo attended, ele roda no computador da pessoa, com ela logada. No modo unattended, roda em uma máquina dedicada, física ou virtual, que precisa estar ligada, registrada no Power Automate e com uma conta do Windows para o robô entrar sozinho. Se a empresa não quer manter essa máquina, a licença Hosted Process entrega uma máquina virtual criada e mantida pela Microsoft.
- RPA ou integração por API?
- API ou conector sempre que existir: é mais barato, mais rápido e só quebra quando a API muda. RPA quando o sistema não oferece API nem conector, como ERPs antigos, portais do governo e sistemas de terceiros fechados. O desenho mais comum é híbrido: fluxo de nuvem faz tudo o que tem conector e chama o fluxo de desktop só para a etapa sem API.
- Quanto custa um robô que roda sem ninguém?
- Em novembro de 2026, a licença Power Automate Process custa US$ 150 por bot/mês (R$ 858,90), mais a máquina em que ele roda. A Hosted Process custa US$ 215 por bot/mês (R$ 1.231) com a máquina virtual incluída. Há também o pagamento por uso, em preview, a US$ 3,00 por execução unattended ou hosted, que compensa até cerca de 50 execuções por mês. Confira a tabela oficial antes de fechar.
