Uma empresa de serviços profissionais com 900 funcionários comprou 120 licenças do Microsoft 365 Copilot (a documentação mais recente o chama de Microsoft Copilot) em contrato anual. No fim do primeiro mês, 38% das pessoas com licença tinham usado a ferramenta ao menos uma vez. O CFO fez a pergunta óbvia: estamos pagando 120 e usando 46?
A resposta veio de um painel que já existia no tenant e de um programa de capacitação de seis semanas. No quarto mês, 71% estavam ativos, e a renovação foi aprovada com 40 licenças a mais. Este post mostra onde esses números ficam, quais importam e como transformá-los em uma página que a diretoria lê.
Onde os números estão
Você não precisa comprar nada para medir. Três fontes vêm com o Microsoft 365:
- Relatório de uso do Copilot no admin center: usuários habilitados, usuários ativos, taxa de atividade, prompts e adoção por app, em janelas de 7, 28, 90 e 180 dias. Os dados aparecem em até 48 horas. É o lugar da leitura semanal.
- Microsoft Copilot Dashboard no Viva Insights: prontidão, adoção, impacto e sentimento. Dispensa licença paga do Viva Insights; para processar, o tenant precisa de 1 licença do Copilot ou 50 do Viva Insights. Os dados levam até 7 dias. Quem tem licença do Copilot entra automaticamente na população medida.
- Copilot Analytics: o conjunto que reúne os dois acima mais o Agent Dashboard, o Consumption Dashboard (créditos de Copilot), relatórios prontos e o Advanced Reporting no Power BI, com mais de 100 métricas. O Advanced Reporting exige o papel de Insights Analyst e licença do Viva Insights.
Um detalhe de tamanho: com 50 ou mais licenças do Copilot, o dashboard inclui benchmarks, tendências, visão por grupo e insights de agentes. Com 1 a 49 licenças, esses itens ficam de fora, e você trabalha com o relatório do admin center e uma planilha.
Print em produção
Print do Microsoft Copilot Dashboard (Viva Insights), aba Adoção, com o cartão de usuários ativos x licenciados e o gráfico de uso por app.
As métricas que importam
| Métrica | Onde ver | Frequência | Meta razoável |
|---|---|---|---|
| Usuários ativos sobre licenciados (28 dias) | Admin center e Copilot Dashboard | Semanal | 60% no terceiro mês, 75% no sexto |
| Prompts por usuário ativo | Relatório do admin center (prompts divididos por ativos) | Mensal | Subindo mês a mês; abaixo de 5 por semana indica licença parada |
| Uso por app (Teams, Outlook, Word, Excel, Chat) | Admin center e Copilot Dashboard | Mensal | Ao menos 3 apps por usuário ativo |
| Agentes usados | Agent Dashboard (50 licenças ou mais) | Mensal | 1 agente de área em uso por departamento do piloto |
| Horas assistidas estimadas | Copilot Dashboard, aba de impacto | Trimestral | Troque a taxa padrão de US$ 72 por hora pelo custo médio da empresa |
| Licenças sem uso há 28 dias | Admin center, janela de 28 dias | Mensal | Menos de 10%; realocar o resto |
| Sentimento (pesquisa) | Copilot Dashboard (Pulse e Glint) | Trimestral | Só lida junto com o uso real |
Sobre a linha de horas assistidas: o dashboard converte o uso em tempo e multiplica por uma taxa horária padrão (US$ 72 na documentação do Copilot Analytics), ajustável. Trocar pelo custo médio da hora na sua empresa é obrigatório antes de mostrar o número para alguém. Mesmo assim, é uma estimativa de atividade. Dinheiro economizado exige medir tarefas.
O que os estudos dizem, para calibrar a expectativa
Antes de prometer horas por semana para a diretoria, veja o que experimentos grandes encontraram:
- Governo do Reino Unido, 20.000 licenças em 12 órgãos, outubro a dezembro de 2024: economia média autorrelatada de 26 minutos por dia. O próprio relatório avisa: autorrelato em faixas, sem grupo de controle, sem saber como o tempo foi usado.
- Department for Business and Trade, 1.000 licenças, 2025: 72% satisfeitos e nenhuma evidência de que a economia de tempo virou produtividade. 22% relataram alucinações. Em uma tarefa de Excel, o Copilot foi mais lento e pior do que a pessoa sem ele.
- HMRC, a receita britânica, julho de 2026: 2 a 3% da semana de trabalho, cerca de 60 minutos, com a estimativa reduzida em cerca de 20% porque uma parte das pessoas não usava.
- Forrester Total Economic Impact, encomendado pela Microsoft: ROI de 116% em três anos para uma organização composta de 25.000 pessoas. É um modelo financeiro construído sobre premissas; nenhuma empresa real foi medida.
A lição para o seu painel: satisfação alta e uso real baixo convivem. Meça o uso e escolha duas ou três tarefas por área para cronometrar antes e depois (ata de reunião de 1 hora, primeira versão de proposta, leitura da caixa de entrada da manhã). Esses números específicos convencem mais do que uma média de minutos por dia.
O ritual mensal
Ritual mensal de adoção, em cinco passos
- 1
Puxe os dados
Exporte o relatório de uso do admin center na janela de 28 dias e abra o Copilot Dashboard. Anote ativos, licenciados, prompts e uso por app.
- 2
Separe por área
Cruze com o organograma. Uma área com 90% de ativos e outra com 20% pedem ações diferentes, e a média esconde as duas.
- 3
Converse com as pontas
Ligue para as 10 pessoas que menos usam e para as 10 que mais usam. As primeiras dizem o que travou; as segundas entregam os casos de uso do próximo treinamento.
- 4
Realoque licenças
Quem está sem uso há 28 dias recebe um aviso; sem uso em 56, a licença vai para a fila de espera. Avise a regra no início do programa.
- 5
Escreva a página da diretoria
Quatro números e três frases. Mande antes da reunião e leve as duas tarefas cronometradas do trimestre.
O que levar para a diretoria
Na empresa de 900 pessoas, a página mensal tinha estes números em novembro de 2026:
- Ativos sobre licenciados: 85 de 120 (71%), contra 46 de 120 (38%) no primeiro mês.
- Custo por usuário ativo: cerca de R$ 240 por mês, contra cerca de R$ 450 no primeiro mês (licença a R$ 171,80 na tabela em reais, sem impostos).
- Uso por app: Teams em 80% dos ativos, Outlook em 64%, Word em 41%, Excel em 18%.
- Duas tarefas cronometradas: ata de reunião de 1 hora caiu de 35 para 8 minutos; primeira versão de proposta comercial, de 3 horas para 1 hora e 10 minutos, com revisão humana incluída.
O Excel em 18% virou o tema do treinamento seguinte, e as 40 licenças novas foram para a área comercial, onde a fila de espera era maior. Esse é o uso do painel: decidir a próxima rodada.
O próximo passo prático é abrir hoje o relatório de uso do admin center na janela de 28 dias e anotar dois números: licenciados e ativos. Se a taxa estiver abaixo de 60%, o problema costuma estar na capacitação ou na escolha de quem recebeu a licença, e programa de capacitação do Copilot mostra o formato que levou a empresa deste post de 38% para 71%. Se você ainda está desenhando a implantação, leia antes os 8 erros comuns na implantação do Copilot. Para montar o programa com metas, painel e capacitação por área, a consultoria em transformação digital é o caminho.
Fontes
- Microsoft Learn: Microsoft Copilot Dashboard no Viva Insights
- Microsoft Learn: relatório de uso do Copilot no admin center
- Microsoft Learn: introdução ao Copilot Analytics
- Governo do Reino Unido: experimento interdepartamental com o Microsoft 365 Copilot (20.000 licenças)
- Governo do Reino Unido: avaliação do piloto no Department for Business and Trade
- Governo do Reino Unido: avaliação do Copilot no HMRC (fase 3)
- Forrester: Total Economic Impact do Microsoft 365 Copilot (encomendado pela Microsoft)
- Microsoft Brasil: tabela de preços do Microsoft 365 Copilot em reais
Preços, nomes de plano e limites mudam. Confira sempre a tabela oficial da Microsoft antes de decidir.
Perguntas frequentes
O que mais perguntam sobre este assunto
- Preciso de licença do Viva Insights para ver o Copilot Dashboard?
- Não. O Microsoft Copilot Dashboard está disponível para clientes Microsoft 365 ou Office 365 de negócio ou enterprise com Exchange Online ativo, sem licença paga do Viva Insights. Para processar dados, o tenant precisa de ao menos 1 licença do Copilot ou 50 do Viva Insights. Benchmarks, tendências e visão por grupo exigem 50 licenças ou mais. O Advanced Reporting no Power BI, esse sim, pede licença do Viva Insights.
- O que conta como usuário ativo do Copilot?
- Na definição da Microsoft, é a pessoa licenciada que usou o Copilot ao menos uma vez nos últimos 28 dias no Teams, no Outlook, no Copilot Chat ou nos apps do Office. É um critério baixo: quem fez um único prompt no mês conta. Por isso combine com prompts por usuário ativo e uso por app.
- Quanto tempo o Copilot economiza de verdade?
- Depende da função e de quem mediu. O experimento do governo britânico com 20.000 licenças achou 26 minutos por dia autorrelatados, sem grupo de controle. O HMRC achou cerca de 60 minutos por semana. O piloto do Department for Business and Trade, com 1.000 licenças, não encontrou evidência de ganho de produtividade. Nos nossos projetos, os ganhos que se repetem estão em resumo de reunião, triagem de e-mail e primeira versão de documento, medidos tarefa a tarefa.
- Como justificar a renovação das licenças?
- Com quatro números: usuários ativos sobre licenciados nos últimos 28 dias, custo por usuário ativo, uso por app e duas ou três tarefas cronometradas antes e depois por área. Acrescente a lista de licenças realocadas no período, porque mostra que o programa tem gestão. Evite basear a renovação em horas estimadas multiplicadas por taxa horária; a diretoria desconta na hora.
